KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI | Azas-Azas Manajemen
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Sebelum kita menganalisis peran komunikasi dalam organisasi, kita perlu mengetahui terlebih dahulu apa itu komunikasi dan organisasi.
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif adalah penting bagi para Manager, paling tidak untuk dua alasan.
Pertama Komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi management perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua, Komunikasi adalah kegiatan untuk mana para manger mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
A. Pengertian Komunikasi dan Organisasi
1. Komunikasi
Komunikasi adalah "suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain" (Ruben Brent D dan Lea P Stewart, 2006).
Komunikasi berarti suatu proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Jadi komunikasi adalah kapasitas individu atau kelompok untuk menyampaikan perasaan, pikiran dan kehendak individu dan kelompok lain.
Komunikasi bukan hanya dalam bentuk percakapan saja, juga perlu menitik beratkan dalam hal :
a. Informasi percakapan atau bicara
b. Ekspresi wajah
c. Titik putus vocal/bobot lidah
d. Kiwabawaan. Dan lain-lain
2. Organisasi
Organisasi adalah tempat atau wadah bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. (Keith Davis, 1962).
Agar komunikasi efektif diperlukan keterampilan atau keahlian baik dari pengirim maupun penerima berita antara lain dalam hal : menulis, membaca, mendengar, menerjemahkan, berbicara dan lain-lain yang perlu di perhatikan adalah teknik komunikasi.
Komunikasi merupakan peralatan manajemen yang di rancang untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi tidak hanya terjadi pada dua orang atau lebih akan tetapi komunikasi dapat juga di lakukan antara manusia dengan mesin, bahkan mesin dengan mesin.
Unsur dalam komunikasi adalah pengiriman pesan, berita/pesan, dan penerima pesan. Proses komunikasi biasanya di gambarkan sebagai berikut.
| Berita atau Pesan (Massage) |
| Pengirim (Comunicator) |
| Penerima/Komunikan (Receiver) |
Gambar 1.1 Proses Komunikasi
Ketiga unsure ini sangat berkaitan, dan apabila salah satu dari ketiga unsur ini hilang atau tidak ada, maka komunikasi tidak mungkin akan terjadi dan bahkan tidak ada komunikasi.
B. Arti Penting Komunikasi
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi kehidupan sehari-hari maupun dalam berorganisasi. Kemampuan berkomunikasi yang baik merupakan syarat utama dalam berorganisasi karena dengan komunikasi yang baik, kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik, lancar dan sesuai tujuan organisasi tersebut.
C. Jenis – jenis dan Proses Komunikasi
1. Jenis – jenis Komunikasi
a. Komunikasi Intrapribadi
Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) adalahkomunikasi dengan diri sendiri, baik kita sadari atau tidak. Misalnya berpikir.
b. Komunikasi Antarpribadi
Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan respon verbal maupun nonverbal berlangsung secara langsung.
Bentuk khusus komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi diadik (dyadic communication) yang hanya melibatkan dua individu,misalnya suami- istri, dua sejawat, guru-murid.
Ciri-ciri komunikasi diadik adalah pihak- pihak yang berkomunikasi berada dalam jarakyang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerimapesan secara langsung dan simultan.
c. Komunikasi Kelompok (Kecil)
Komunikasi kelompok merujuk pada komunikasi yang dilakukan sekelompok kecil orang (small-group communication). Kelompok sendiri merupakan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuanbersama, saling mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi berlaku dalam komunikasi kelompok.
d. Komunikasi Publik
Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi publik meliputi ceramah, pidato, kuliah, tabligh akbar, dan lain-lain.
Ciri-ciri komunikasi publik adalah: berlangsung lebih formal menuntut persiapan pesan yang cermat, menuntut kemampuan menghadapi sejumlah besar orang komunikasi cenderung pasif terjadi di tempat umum yang dihadiri sejumlah orang merupakan peristiwa yang direncanakan dan ada orang-orang yang ditunjuk secara khusus melakukan fungsi-fungsi tertentu.
e. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari komunikasi kelompok.
Komunikasi organisasi juga melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan komunikasi publik tergantung kebutuhan.
f. .Komunikasi Massa
Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi yangmenggunakan media massa cetak maupun elektronik yang dikelola sebuah lembaga atau orang yang dilembagakan yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar, anonim, dan heterogen. Pesan- pesannya bersifat umum, disampaikan secara serentak, cepat dan selintas.
2. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.
Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusiadan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.
Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :
a. Penginterpretasian.
b. Penyandian.
c. Pengiriman.
d. Perjalanan.
e. Penerimaan.
f. Penyandian balik.
g. Penginterpretasian.
D. Metode Proses Komunikasi Yang Lebih Terinci
1. Sumber mempunyai gagasan atau pemikiran.
Sumber (Source) : yaitu pengirim berita pemeran utama dalam proses komunikasi, dan pengendali berita yang dikirim.
2. Dituangkan dalam bentuk kata-kata atau simbol.
Pengubah berita ke dalam sandi/kode (encoding) : yaitu mengubah berita ke dalam berbagai bentuk, symbol-simbol verbal dan nonverbal, misalnya kata-kata percakapan atau tulisan, angka ataupun kegiatan.
3. Disampaikan atau dikirim sebagai berita kepada penerima.
Pengirim berita (transmitting the message) : yaitu komunikator mengirim berita pada media atau saluran distribusi sehingga tepat sasaran.
4. Penerima atau penangkap simbol-simbol.
Pengertian atau menerjemahkan kembali berita (decoding), pengertian berita ini akan sangat di pengaruhi oleh pemahaman mereka, karena latar belakang pendidikan, kultur budaya dan gangguan di sekitarnya.
Mengartikan berita terganting pada cara memahaminya, bila berita di terima baik maka hasilnya akan baik begitu juga sebliknya.
5. Penerima mengirimkanya kembali berupa umpan balik kepada pengirim.
Umpan balik (feed back) merupakan proses komunikasi yang berkesinambungan, hal ini reaksi dari penerima berita yang tergugah untuk menyampaikan beritanya kepada pengirim berita.
Manfaat komunikasi lisan (orang perorang), komunikator dan komunikan dapat berinteraksi atau berdialog lebih lama dan jelas, sementara manfaat komunikasi tertulis adalah jangkauan komunikasi dapat lebih luas, misalnya Memo, surat, laporan, catatan, bulletin, surat kabar dan lain-lain.
E. Komunikasi Efektif
Komunikasi dikatakan efektif bila orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya. Sebenarnya, ini hanya salah satu ukuran bagi efektivitas komunikasi. Secara umum, komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan ragsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima (Stewart L Tubbs & Sylvia Moss, 2000).
Komunikasi sebenarnya bukan hanya ilmu pengetahuan, tapi juga seni bergaul. Agar kita dapat berkomunikasi efektif, kita dituntut tidak hanya memahami prosesnya, tapi juga mampu menerapkan pengetahuan kita secara kreatif (Kincaid dan Schramm, 1977:2).
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi dalam makna yang distimulasikan serupa atau sama dengan yang dimaksudkan komunikator. Pendeknya, komunikasi efektif adalah makna bersama (Verderber, 1978:7).
F. Komunikasi Organisasi
Komunikasi efektif dapat dilakukan dimana saja, sepanjang penyampaianya tepat sasaran atau akurat, faktor-faktor yang memengaruhi efektivitas komunikasi organisasi menurut Raymon V. Lesikar yaitu :
1. Saluran komunikasi formal
2. Struktur organisasi
3. Spesialisasi jabatan
4. Pemilihan informasi
Saluran komunikasi formal : pada saluran formal ini yang memengaruhi efektivitas komunikasi dalam dua arah yaitu:
Pertama, saluran liputan formal semakin melebar sesuai perkembangan organisasi. Contoh , Komunikasi yang efektif sulit dicapai pada perusahaan-perusahaan yang mempunyai banyak cabang.
Kedua ,saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkatan-tingkatan organisasi. Contoh : Para operator pabrik akan menyampaikan permasalahanya pada mandor/pengawas. Hal ini akan di anggap benar akan tetapi memiliki kelemahan, karena terkesan bahwa informasi tentang permasalahan-permasalahan di lapangan yang seharusnya di terima oleh manajer sering kali tidak sampai.
G. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
1. Komunikasi Vertikal yaitu, terdiri dari komunikasi ke atas dan ke bawah.
a. Bentuk komunikasi dari atas ke bawah (down Word Communication), antara lain berupa perintah lisan, tulisan, memo, laporan kegiatan dalam bulletin dan lain-lain.
b. Bentuk komunikasi dari bawah ke atas (up word communication), antara lain berupa pengaduan, usulan, gagasan, dan lain-lain.
Fungsi utama komunikasi kebawah adalah memberikan pengarahan, penjelasan, informasi, instruksi dan lain-lain. Sementara fungsi utama komunikasi ke atas adalah untuk mensuply informasi pada atasan berupa gagasan dan usulan untuk di putuskan sebagai umpan balik ke manajemen puncak.
2. Komunikasi Horizintal yaitu, komunikasi yang di lakukan pada sesame anggota yang memiliki level yang sama, bentuk komunikasi ini biasanya bersifat koordinatif, tukar pikiran dan berbagi pengalaman.
3. Komunikasi Diagonal, yaitu komunikasi silang dalam rantai perintah pada suatu organisasi.
H. Peranan Informasi Informal
Selain komunikasi formal, komunikasi informal pun memiliki peran untuk menunjang komunikasi formal, dan komunikasi informal ini memiliki maksud yang meliputi :
a. Pemuas kebutuhan manusiawi seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
b. Penolakan terhadap hal-hal sifanya membosankan.
c. Hasrat untuk memengaruhi orang lain.
d. Pelayanan terhadap hubungan kerja yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah “Grapevine” (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi mendengar kabar angin atau selentingan). System komunikasi ini cenderung di anggap merugikan karena kabar angin yang di bawa biasanya bersifat menghasut, mempropokasi atau membakar emosi dan biasanya berita-beritanya dirahasiakan agar tidak terdengar oleh para manajerial atas.
I. Peningkatan Efektivitas Komunikasi
Kesadaran akan membutuhkan komunikasi efektif, pada masalah ini peran manajer sangat di butuhkan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antara lain dengan cara melakukan, misalnya pendidikan pelatihan, wawancara, mendatangkan ahli komunikasi yang di datangkan dari luar perusahaan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dalam organisasi.
J. Menjadi Komunikator Yang Lebih Efektif
Seorang manajer harus bisa berkomunikasi dengan baik, oleh karena itu seorang manajer harus banyak berlatih, baik berlatih secara lisan maupun tulisan agar berita yang akan di sampaikan dapat mencapai sasaran secara efektif.
K. Pedoman Komunikasi Yang Baik
American Management Association (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang di sebut “The Ten Commandents of Good Communication”. Pedoman ini di tujukan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas sebagai berikut :
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan di lakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu untuk umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah di lakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi bukan hanya untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti.
L. Kesimpulan
Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, yang berdampak kepada membangun iklim organisasi, yaitu berdampak kepada membangun budaya organisasi yaitu nilai dan kepercayaan yang manjadi titik pusat organisasi.
Budaya organisasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari lingkungan internal organisasi karena keragaman budaya yang ada dalam suatu organisasi sama banyaknya dengan jumlah individu yang ada dalam organisasi. Umumnya budaya organanisasi sangat dipengaruhi oleh lingkungan eksternal organisasi.
Suatu organisasi memerlukan satu budaya yang merupakan kumpulan persepsi secara umum dari seluruh karyawan sebagai anggota organisasi, yang akan
dijadikan sebagai suatu system yang menggabungkan beberapa pengertian yang secara eksplisit dianggap sebagai definisi budaya organisasi. (Rahmi Yuliana, 2012).
Komunikasi organisasi memegang peran penting untuk mendukung efektifitas operasional organisasi. Aspek penting dari komunikasi organisasi adalah potensi dari komunikasi itu sendiri sebagai alat (tool) yang dapat dirancang manajemen untuk pencapaian tujuan organisasi. Pentingnya komunikasi juga dapat dilihat dari manfaat bagi organisasi meliputi fungsi pengendalian (kontrol dan pengawasan), motivasi, pengungkapan emosional dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan (Robbins, 2001:312).
Jadi, kesimpulan yang dapat saya ambil mengenai peran komunikasi dalam organisasi adalah untuk membuat organisasi berjalan dengan baik, diperlukan kepuasan kerja dan komitmen para pegawai.
Selain aspek kepemimpinan, untuk memperkuat kepuasan kerja dan membangun komitmen pegawai, aspek komunikasi dalam organisasi juga merupakan faktor yang penting. Komunikasi yang baik dan efektif dapat menciptakan iklim organisasi yang mendukung bagi organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya.
Daftar Pustaka
Yuliana, Rahmi. 2012, Peran Komunikasi Dalam Organisasi. Semarang: Jurnal STIE Semarang
Effendi, Usman. 2014, Asas Manajemen, Depok : PT.Raja Grafindo Persada,
0 Response to "KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI | Azas-Azas Manajemen"
Post a Comment